Bạn có thường xuyên nhìn lên đồng hồ vào cuối ngày làm việc và cảm thấy mình vẫn chưa làm xong việc? Bạn có đang làm việc thêm giờ vào ban đêm hoặc cuối tuần mà vẫn chỉ vừa kịp deadline?
Tại sao bạn vẫn chưa tìm ra cách để làm việc hiệu quả hơn?
Qua quá trình học hỏi và tiếp xúc với sếp, đồng nghiệp giỏi, được training, đọc sách, trên internet… thì dưới đây là kinh nghiệm của mình về cách làm việc thông minh và hiệu quả. Làm sao cùng 1 khối lượng công việc mà bạn có thể hoàn thành nhanh và sớm nhất, vẫn đảm bảo tính chính xác, hoàn chỉnh nhất.
Mục lục:
I. Hoàn cảnh “làm việc hiệu quả” của mình
Mình đã từng có 1 bà sếp rất khó tính.
Rõ ràng là công việc sếp trên đưa xuống không yêu cầu gấp, mà bả cứ đặt deadline cho mình ví dụ trong vòng 1h, trong ngày hôm nay, trong tuần này…em phải làm xong cái này, cái kia cho chị.
Lúc đó mình hậm hực cho rằng làm việc thoải mái thì có kết quả tốt hơn là làm việc mà bị áp lực như vậy chứ! (vì lúc đó mình lo lắng và căng thẳng lắm, nên kết quả thường là trễ deadline).
Rồi còn bị bắt sửa đi sửa lại mấy cái mà mình nghĩ là phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của từng người, còn những lỗi chính tả, câu cú, ngữ pháp, xuống dòng,… nếu có thì xác định là bị chửi cho te tua. Đến nỗi mà đi làm ngày nào cũng bị stress khi thấy mặt sếp.
Rồi trước khi bắt tay vào làm 1 việc gì đó, mình đều hùng hục cắm đầu cắm cổ vào làm rất khí thế. Đến khi nhận ra mình làm sai trình tự, các bước… thì phải rất tốn thời gian để làm lại.
Giờ nghĩ lại, nhờ chị sếp “khó tính” mà giờ đây mình có thể làm xong việc 1 cách rất chỉn chu, nhanh chóng nhất, không phải làm thêm giờ, đạt năng suất và hiệu quả tốt so với đồng nghiệp dù được giao cùng 1 khối lượng công việc.
Biết ơn chị sếp rất nhiều. Cám ơn chị vì những ngày tháng đó đã chửi em, để em sửa được cái tính làm việc nhanh, ẩu, đại khái của những năm tháng ngây ngô mới ra trường.
II. Tip làm việc hiệu quả
Mình nghĩ các tip này không xa lạ gì, ai cũng biết hết trơn, chỉ là chưa áp dụng vào bản thân, có thực hành thường xuyên hay không thôi.
Hy vọng bạn đọc và áp dụng được vào chính mình, đừng đọc rồi để đó nhé!
■ 1. Tập trung vào công việc bằng cách tắt các thông báo làm phiền
Bạn hãy tắt các thông báo hoặc có thông báo nhưng tắt chuông báo làm phiền như email và SNS, mesenger, tin nhắn công việc,… và đừng trả lời ngay lập tức trong lúc tập trung làm 1 việc nào đó.
Ngay cả trong công việc, nhiều người lo lắng về các mối liên hệ như email, tin nhắn nội bộ,… nên người ta hay bật các chức năng thông báo này lên vì muốn kiểm tra sớm và trả lời ngay. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên kiểm tra và trả lời từng cái mail, từng tin nhắn của nhiều người, sự tập trung của bạn sẽ bị giảm đi rất nhiều, dẫn đến bạn có xu hướng làm việc chậm hơn.
🔔 Trong lúc làm việc bạn cũng đừng đụng đến điện thoại, bạn có thể tắt chuông thông báo của ứng dụng, chỉ để rung hoặc có chuông điện thoại gọi đến thôi. Mẹo của mình là lúc mình cần tập trung thì sẽ bật điện thoại chế độ tiết kiệm pin để không nhận thông báo nào, khi giải lao cần thì sẽ bật lên lại.
📌 Nếu công việc cần gấp thì đồng nghiệp đã gọi điện cho bạn rồi. Bạn có thể dành thời gian để xử lý tất cả các email, tin nhắn của mình vào thời gian nghỉ giải lao ngay sau đó.
■2. Chia thời gian làm việc và nghỉ ngơi với phương pháp cà chua
Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro là một trong những phương pháp hữu hiệu giúp tăng cường sự tập trung của bạn trong lúc làm việc.
🔔 Tập trung làm việc cao độ trong vòng 25 phút và nghỉ ngơi trong 5 phút. Trong thời gian 5p nghỉ ngơi này bạn có thể check mail, tin nhắn, đi vệ sinh, đi lấy nước uống, tám chuyện,…Và lặp lại các công việc theo cấu trúc thời gian này.
📌 Bạn có thể tăng mức độ thời gian tập trung lên như 50p và nghỉ ngơi trong 10p. Phương pháp này giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn.
■ 3. Thường xuyên dọn dẹp khu vực bàn làm việc và các file trên máy tính
Nếu bàn làm việc, túi xách hoặc màn hình, các file trong máy tính của bạn để lộn xộn, bạn sẽ mất thời gian tìm kiếm từng mục, dẫn đến rất lãng phí thời gian cho các việc không tên này.
🔔 Sau 1 ngày hoặc ngay sau khi hoàn thành công việc, tốt nhất bạn nếp sắp xếp các file, tài liệu gọn lại, cái nào không dùng thì xoá hoặc bỏ đi. Và luôn luôn đặt tên, lưu folder cho các thư mục trên máy tính 1 cách hợp lý, cài chế độ “Ask where to save each file before downloading (Hỏi nơi lưu từng tệp trước khi tải xuống)” trên trình duyệt để lưu trữ file gọn gàng hơn.
■ 4. Quyết định tối giản, nhanh chóng cho những việc không quan trọng
Steve Jobs, Mark Zuckerberg và Barack Obama cũng làm như vậy. Họ mặc quần áo gần như giống nhau mỗi ngày. Giảm bớt các quyết định không quan trọng để tránh mệt mỏi khi ra quyết định, dành năng lượng để tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
■ 5. Tự đặt deadline công việc cho chính bản thân
🔔 Định luật Parkinson: Nếu bạn được giao một ngày để làm một công việc, bạn sẽ mất một ngày, nhưng nếu bạn chỉ được giao hai giờ, bạn sẽ tìm ra cách để hoàn thành cũng công việc đó trong hai giờ.
Nhiệm vụ trong mỗi công việc phải có giới hạn thời gian thì bạn mới tập trung vào làm được, chứ để nhây nhây kéo dài thì chỉ tốn thời gian thôi. Bạn có còn nhớ rằng, trước đây nếu bạn được giao việc, bài tập trong thời hạn dài, không gấp thì mọi người thường có xu hướng trì hoãn để đến gần cuối hạn mới chịu làm không?
📌 Vì vậy, hãy tự đặt deadline hợp lý sớm hơn cho bản thân và tuân thủ nó.
■ 6. Bắt tay vào làm ngay không trì hoãn
🔔 Bạn cảm thấy không có động lực, cảm hứng, bạn không thích, không biết bắt đầu từ đâu khi làm 1 công việc cụ thể nào đó, đừng chần chừ chờ đến khi có ý tưởng hay có cảm xúc để làm. Hãy bắt tay vào làm việc ngay trước khi đợi động lực hoặc cảm hứng đó đến.
Những người làm việc có năng suất cao luôn tập trung vào việc bắt đầu làm ngay – cho dù họ có động lực hay không?
📌 Bởi vì hành động là thứ dẫn đến động lực, từ đó thúc đẩy bạn hành động nhiều hơn. Trong quá trình làm việc bạn sẽ nảy sinh ý tưởng, sẽ hình thành nguồn cảm hứng để bạn hoàn thành nốt công việc.
■ 7. Sử dụng hiệu quả, thành thạo các công cụ hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian
Nếu bạn thấy có những công việc mình phải làm đi làm lại nhiều lần, hãy suy nghĩ tìm cách để những việc đó nhanh hơn, tự động hơn với các công cụ, công nghệ hiện đại có thể tự động hoá các tác vụ đó.
Ví dụ như excel macro bạn tự tìm kiếm hướng dẫn trên google có thể làm rất nhanh và không phức tạp lắm đâu.
🔔 Ngoài ra, thành thạo các thao tác máy tính, các phím tắt nhanh, gõ tay 10 ngón, giỏi word, excel, google drive,…chịu khó tìm hiểu các ứng dụng, phần mềm,… Những điều này dù nhỏ nhưng đóng góp 1 phần rất lớn, hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc giảm tải thời gian làm việc 1 cách thông minh nhất.
📌 Dưới đây là các phím tắt hay sử dụng (tuỳ vào công việc của bạn, bạn hãy tìm hiểu các chức năng phím tắt hay dùng, dùng vài lần và hay dùng nhiều là sẽ nhớ liền à):
| Chức năng | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép | Ctr+C |
| Cắt | Ctr+X |
| Dán | Ctr+V |
| Hoàn tác | Ctr+Z |
| Chọn tất cả | Ctr+A |
| Lưu file | Ctr+S |
| In | Ctr+P |
| Mở tab đã đóng gần đây | Ctr+Shift + T |
| Mở cửa sổ ẩn danh | Ctr+Shift + N |
| Mở lịch sử lướt web | Ctrl + H |
| Đóng cửa sổ hiện hành | Ctrl + F4 |
| Xoá vĩnh viễn thư mục không vào thùng rác | Shift + Delete |
| Chụp ảnh toàn bộ màn hình và lưu vào clipboard | PrtScn |
| Chụp ảnh toàn bộ màn hình và lưu vào một thư mục trên máy tính | Windows + PrtScn |
| Chụp ảnh một phần trên màn hình | Windows + Shift + S |
| Đổi tên một mục đã chọn | F2 |
| Áp dụng kiểu văn bản thường trong google doc | Ctrl + Alt + 0 |
| Áp dụng kiểu tiêu đề [1-6] trong google doc | Ctrl + Alt + [1-6] |
📌 Hãy tăng tốc độ đánh máy của bạn – điều đó có vẻ đơn giản, nhưng sự khác biệt giữa 60 và 90 từ/ mỗi phút là rất lớn. Bạn có thể dùng trò chơi như Typeracer online để giúp ích việc gõ chữ nhanh (cảnh báo: nó có mang tính chất gây nghiện).
📌 Bạn cũng nên dùng gõ tắt để thay thế các từ hoặc cụm từ hay sử dụng thường xuyên trong Word . Nếu bạn thiết lập các từ dài thành 1-2 ký tự, bạn sẽ có thể tăng tốc độ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản.
📌 Các phần mềm văn phòng hỗ trợ công việc hiệu quả: Nếu bạn hay sử dụng PDF, cần chuyển PDF sang word, excel,.. nên dùng Adobe Acrobat, Nitro Pro, ABBYY FineReader PDF khá xịn trong việc chuyển đổi hình ảnh thành test, chuyển pdf sang word cũng rất chuẩn.
📌 Thành thạo google drive, excel có thể giúp bạn làm việc tự động hơn rất nhiều. Ví dụ liên quan đến google drive, bạn có thể get link google drive hàng loạt, liệt kê danh sách file trong folder 1 cách tự động mà không cần làm thủ công, hoặc dẫn link tự động trong 1 folder rất nhiều file, cái này bạn chịu khó mò search google là sẽ tìm ra.
■ 8. Lên lịch trình công việc
🔔 Trước một ngày làm việc hoặc vào buổi sáng, bạn lên đầu mục các công việc cần làm trong ngày giúp ưu tiên làm công việc quan trọng, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng khi cảm thấy mình luôn có nhiều việc mà không biết làm việc nào trước. (có thể làm đơn giản trên file excel, bảng tính hoặc sổ ghi chú).
■ 9. Suy nghĩ, chuẩn bị kỹ trước khi bắt tay vào làm
Bạn đừng giống như mình khi được giao việc là lao đầu vào làm ngay. Kết quả nhận được thường là làm cho đã đời rồi mới nhận ra đáng lẽ phải làm bước này từ đầu rồi phải quay lại sửa hàng loạt, giống như phải làm lại vậy.
📌 Trước khi bắt tay vào công việc, bạn nên suy nghĩ cẩn thận các bước cần làm, rồi sắp xếp lại cho hợp lý. Cân nhắc trong các bước, bước nào có thể làm nhanh hơn, có thể làm tự động hơn. Nói chung luôn tư duy làm sao để làm cái này nhanh nhất thì bạn sẽ tìm ra cách để làm nhanh được.
■ 10. Mẫu/ thủ công hóa
Nếu bạn hay phải thực hiện lặp đi lặp lại cùng một công việc, bạn có thể cải thiện hiệu quả công việc bằng cách tạo các mẫu và sổ tay hướng dẫn.
🔔 Bạn nên tạo một sổ tay hướng dẫn mô tả rõ ràng quy trình, đặc biệt là đối với các công việc được thực hiện thường xuyên. Nếu bạn có sách hướng dẫn, bạn không chỉ có thể tự mình ghi nhớ công việc mà còn có thể hướng dẫn nhuần nhuyễn quy trình khi bạn giao công việc cho người khác.
📌 Nếu bạn có văn bản email hoặc tài liệu trình bày mà bạn thường xuyên tạo, bạn cũng nên tạo một mẫu chung.
Ngoại trừ những phần cần phải thay đổi mỗi lần, chẳng hạn như tiêu đề và ngày tháng, sử dụng các mẫu tiết kiệm rất nhiều thời gian so với tạo từ đầu.
III. Kết luận về 10 tip làm việc hiệu quả
Có thể trong thời gian đầu, nhất là những công việc mới làm, cần tìm hiểu các thao tác, công cụ, để làm quen thì sẽ tốn nhiều thời gian trong việc suy nghĩ và tìm kiếm cách thức làm việc nhanh và hiệu quả, so với việc chỉ làm kịp deadline không thôi.
Nhưng 1 khi bạn đã quen và thành thạo các công việc này rồi thì trong các công việc sau bạn sẽ cải thiện được hiệu suất lên rất đáng kể, và có thể áp dụng cho mọi công việc khác, dù bạn có chuyển việc đi chăng nữa thì những kỹ năng này vẫn được áp dụng 1 cách triệt để phục vụ bản thân làm việc hiệu quả nhất.
Cuối cùng, bạn cũng đừng quá căng thẳng, sẽ đi cùng nhiều tác động tiêu cực làm giảm hiệu quả công việc. Đôi khi bạn thấy mình rơi vào tình huống dù đã tốn nhiều thời gian mà không thể làm được gì, không thể tìm được cách nào làm nhanh hơn cũng không sao cả.
Chỉ cần bạn luôn ý thức, mong muốn tìm cách để cải thiện chất lượng công việc thì mọi việc sẽ tiến bộ lên thôi. Hy vọng bài viết có ích cho bạn trong việc cải thiện năng suất làm việc hơn!
